Privacy verklaring

Privacy Verklaring Liv Yoga & Mindfulness

Deze verklaring is van toepassing op alle door Liv Yoga & Mindfulness geleverde producten en diensten. Liv Yoga & Mindfulness is een handelsnaam van VOF YaGi Yoga en is gevestigd op de Tulpenstraat 19, 2313 XK in Leiden. De Yoga & Mindfulness studio is gevestigd op de Middelstegracht 89Y, 2312 TT in Leiden. Liv Yoga & Mindfulness wordt vertegenwoordigd door Guido & Jasmijn Madera. Beiden zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Je hebt het recht op het zorgvuldig verwerken van je (persoonlijke) gegevens. We nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus. Je kunt erop vertrouwen dat wij je gegevens met respect en zorg behandelen. We handelen conform de professionele richtlijnen en beroepscodes, en conform de wetgeving AVG die per 25 mei 2018 van kracht is. We vinden transparantie belangrijk mbt welke gegevens wij verzamelen, waar we deze gegevens voor gebruiken en dat je er inzage in kunt krijgen.

 

Wanneer leggen wij gegevens van je vast?

  • Wanneer je een inlog aanmaakt en gebruik maakt van ons online lessen reserveringssysteem (ontwikkeld en beheerd door MindBody Inc.). Indien je zonder account naar een yogales komt maken we ter plaatse en samen met jou een account aan obv je persoonsgegevens
  • Wanneer je je via de website aanmeldt voor onze nieuwsbrief
  • Wanneer je ons een e-mail verstuurt of contactformulier op de website invult, wordt deze doorgestuurd en beheert in ons Gmail account
  • Bij informatie en/of offerte aanvraag en aanmelding voor een Mindfulness Training, per mail of contactformulier op de website
  • Analoog tijdens een intakegesprek voor een Mindfulness Training

Welke gegevens leggen wij vast?

Er worden alleen gegevens verwerkt die je zelf met ons deelt en die we nodig hebben voor de dienstverlening aan jou, en in beperkte mate voor eigen promotie- en marketingdoeleinden.

Voor het aanmelden van yogalessen worden een aantal gegevens middels onze invoer door het systeem opgeslagen. Het gaat daarbij om:

  • Naam
  • Mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geslacht
  • Indien van toepassing: blessures als zodanig door jou zelf aangegeven
  • De gereserveerde les; lesstijl ( Hatja, Aerial, Yin, etc), datum en tijdstip
  • Eventuele opmerkingen
  • Indien een een leskaart met iemand (bijv partner/familielid) wordt gedeeld wordt opgeslagen wie gebruikt maakt van dezelfde leskaart.

Indien je een e-mail hebt verstuurd of het contactformulier hebt ingevuld, slaan wij de volgende gegevens op (indien deze worden ingevuld):

  • Naam
  • Telefoonnummer
  • Mailadres
  • Onderwerp
  • Bericht
  • De datum waarop het bericht is verstuurd

Gegevens vanuit het contactformulier op de website worden NIET verzameld door de software (WordPress) en/of onze Hostingpartij (TransIp) en worden direct doorgestuurd naar ons Gmail account van Google. Meer informatie over de verwerkingsovereenkomst met derde partijen vind je verderop in deze privacy verklaring.

Bij informatie en/of offerte aanvraag en aanmelding voor een 8 weekse (MBSR) Mindfulness Training worden een aantal gegevens in een Excel document in Google Drive opgeslagen. Het gaat daarbij om:

  • Naam
  • Mailadres
  • Telefoonnummer
  • Datum waarop de training wordt gegeven
  • Aantal plaatsen dat gereserveerd is
  • Eventuele opmerkingen vanuit de communicatiemomenten
  • Of het online aanmeldformulier is verstuurd
  • Wanneer het intakegesprek plaatsvindt/heeft gevonden
  • Of de factuur (incl factuurnummer) verstuurd is en of deze geheel, dan wel in termijnen betaald is.
  • Of de informatie voorafgaand aan de training verstuurd is
  • Of de audiobestanden ten behoeve van de thuis beoefening verstuurd is

Om de aanmelding voor de 8 weekse (MBSR) Mindfulness training te formaliseren, ontvangen je een (digitaal) aanmeldformulier vanuit Google Forms en de Algemene Voorwaarden die hierop van toepassing zijn. Deze worden in ons Google account opgeslagen. Het gaat daarbij om:

  • Naam
  • Mailadres
  • Woonadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Akkoord op aanmelding voor de training
  • Data waarop de training wordt gegeven
  • Geboortedatum
  • Via meerkeuze opties:  Hoe ben je in contact gekomen met Liv Yoga & Mindfulness
  • Praktische vragen aan de trainer (Guido), of opmerkingen die van belang zijn?
  • Verwachtingen na de de 8-weekse training?

Na ontvangst van dit inschrijfformulier is de aanmelding voor de training definitief. Bij dit formulier zijn de algemene voorwaarden als bijlage bijgesloten. Met het inzenden van dit aanmeldingsformulier geeft de deelnemer tegelijk aan kennis te hebben genomen van de informatie en voorwaarden die hierin staan vermeld.

 

Gedurende het intakegesprek wordt informatie, die de deelnemers uit eigen wil verteld, analoog opgetekend door de afnemer van het intakegesprek, in principe altijd de Mindfulness Trainer Guido Madera zelf, mbt:

  • Persoonlijke achtergronden
  • Motivatie voor de training
  • Wederzijdse verwachtingen
  • Eventuele ervaringen met professionele hulpverleners

Wanneer u zich aanmeldt voor een training waar een intake onderdeel van uitmaakt, dan wordt analoog geregistreerd wat uw klachten en leefomstandigheden zijn, en het doel van deelname. Deze gegevens zijn van belang voor het juist indelen in de juiste groep (indicatie) en afstemmen van de begeleiding door de trainer. Tijdens het intakegesprek geeft u expliciet toestemming voor het beheren van de analoge gegevens en online gegevens in Google Drive & Gmail tot 8 weken na de training waarvoor u zich heeft aangemeld. Indien er is sprake is van een contra indicatie voor de training en de training dus niet wordt gevolgd, wordt de informatie direct na het gesprek vernietigd.

Wij gebruiken je gegevens voor:

Het accepteren van je deelname aan een yogales, (Mindfulness) training of workshop, het geven van de training en het afstemmen van de begeleiding op jouw behoeftes en analyses om de dienstverlening te verbeteren.

De website van Liv Yoga & MIndfulness wordt gehost in een beveiligd datacenter in Nederland door een ISO gecertificeerd bedrijf: TransIP te Leiden.

Afhankelijk van het soort factuur (particulier of via de werkgever) kunnen wij persoonsgegevens van je vastleggen zoals: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s) en naam, contactpersoon en adres van de werkgever.

Wij kunnen je gegevens gebruiken voor:

  • Het controleren van betalingen
  • Het maken van een offerte
  • Het maken van een factuur
  • Eigen marketing en promotiedoeleinden: het sturen van eigen nieuwsbrieven , het doen van specifieke aanbiedingen en het verzenden van eigen marketingberichten. Hiervoor kunnen we gebruik maken van e-mail, nieuwsbrief, Facebook & Instagram (indien je je hiervoor hebt aangemeld).

Regels bij de verwerking persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Liv Yoga & Mindfulness gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en houdt de ontwikkelingen daarin bij. In dat kader behoudt LIv Yoga & Mindfulness zich het recht voor wijzigingen door te voeren in deze privacyverklaring om de tekst aan te laten sluiten bij de laatste stand van zaken, zoals vermeld onderaan deze privacyverklaring.

Samenwerking met andere partijen

Liv Yoga & Mindfulness deelt uw gegevens niet met derden voor de doeleinden van die derden. Liv Yoga & Mindfulness verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze niet voor de doeleinden van derden. Liv Yoga & Mindfulness deelt gegevens uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

We werken alleen met andere partijen samen om de dienstverlening te bevorderen: zoals het online reserveren van yogalessen via het MindBody systeem, onze (Triodos) bank en CCV voor het verwerken van betalingen, boekhouder, hostingpartij van de website, Google (Google Drive, Gmail & Google Forms) voor het (beveiligd) opslaan van persoonsgegevens en versturen van de nieuwsbrief via MailChimp. Deze derden verwerken alleen gegevens voor zover dat voor de dienstverlening nodig is en conform de actuele wetgeving. Met deze partijen zijn/worden verwerkersovereenkomsten gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

In kaart brengen websitebezoek (openbare gedeelte)

Liv Yoga & Mindfulness maakt (vooralsnog geen) gebruik van Google Analytics voor het bijhouden van statistieken om de website te verbeteren. Er worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen of doorgestuurd naar Google.

Liv Yoga & Mindfulness gebruikt geen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze websites wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

Recht op inzage en correctie van de gegevens

Je hebt recht op inzage. Als je de nieuwsbrief ontvangt kun je je via de link in de nieuwsbrief, telefonisch of per e-mail ten alle tijden afmelden. Ook kun je ons schriftelijk om inzage verzoeken, onder vermelding van je naam, telefoonnummer en je adres. Je dient hierbij een kopie van je paspoort of rijbewijs mee te sturen zodat wij je identiteit kunnen verifiëren. Je kunt bij de Rijksoverheid lezen hoe je dit veilig kunt doen, zie een veilige kopie van mijn identiteitsbewijs

Je hebt recht op correctie. Wanneer er onjuistheden, onvolledigheden of onwettigheden in je gegevens zitten, kun je deze schriftelijk corrigeren: hiervoor stuur je een brief als hierboven omschreven.

Wij beantwoorden je brief binnen maximaal 1 maand. We kunnen hiervoor maximaal 5 euro kosten in rekening brengen. Ons postadres is Liv Yoga & Mindfulness, Tulpenstraat 19, 2313 XK Leiden

Recht op portabiliteit

Je gegevens kun je opvragen om over te (laten) dragen aan een andere partij bijvoorbeeld een andere trainer of coach.

Bewaartermijn van je gegevens

Liv Yoga & Mindfulness bewaart je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan en niet langer dan nodig is om dat te doen waarvoor wij de persoonsgegevens hebben opgeslagen

Beveiliging

Liv Yoga & Mindfulness hecht aan en zorgt voor beveiliging en bescherming van je persoonsgegevens. Liv Yoga & Mindfulness heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen teneinde je persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies, wijziging, misbruik of tegen enige (andere) vorm van onrechtmatige verwerking.

Alleen Guido & Jasmijn Madera en studio manager Anne Olsthoorn hebben toegang tot persoonsgegevens en/of verwerkt deze. Allen zijn verplicht tot geheimhouding van die gegevens, voor zover bij wet- of regelgeving niet anders is bepaald. In het geval Liv Yoga & Mindfulness gebruik maakt van de diensten van derden, zal Liv Yoga & Mindfulness in het kader van de bescherming van persoonsgegevens afspraken maken omtrent de benodigde beveiligingsmaatregelen. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan alstublieft contact op.

Contactpersoon en verantwoordelijke voor het privacy beleid

Guido Madera, Leiden, in overeenstemming met de wet AVG die van kracht is vanaf 25 mei 2018